Pencarian berdasarkan :
Pencarian terakhir:
JAKARTA – Perpustakaan Kementerian Koordinator Bidang Politik dan Keamanan (Kemenko Polkam) melaksanakan kegiatan Audit Eksternal dalam Rangka Audit Surveillance ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu Perpustakaan Kemenko Polkam pada Senin, 28 September 2026, bertempat di Ruang Rapat Sembrodo, Lantai 6, Gedung B Kemenko Polkam. Kegiatan ini merupakan audit pengawasan tahap kedua (Surveillance-2/SA-2) yang dilaksanakan oleh lembaga sertifikasi TÜV NORD untuk memastikan Sistem Manajemen Mutu tetap diterapkan, dipelihara, dievaluasi, dan ditingkatkan secara konsisten sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015.
Audit dilaksanakan melalui pemeriksaan dokumen dan rekaman mutu, observasi, demonstrasi proses, serta diskusi dengan pihak terkait. Ruang lingkup pemeriksaan meliputi komitmen manajemen, pelaksanaan audit internal dan tinjauan manajemen, tindak lanjut tindakan korektif, identifikasi risiko dan peluang, pengadaan dan pengelolaan koleksi, pelayanan perpustakaan, serta evaluasi sarana dan prasarana. Pemeriksaan tersebut bertujuan untuk memastikan kesesuaian antara prosedur yang ditetapkan dengan pelaksanaan kegiatan sehari-hari, sekaligus mengidentifikasi peluang peningkatan kualitas pengelolaan dan layanan perpustakaan.
Gambar 1. Pembukaan Audit Eksternal oleh Teddy Daryat (Top Management)
Dalam pelaksanaannya, para narasumber memberikan sejumlah masukan untuk memperkuat penerapan Sistem Manajemen Mutu. “Keberhasilan audit surveillance tidak hanya ditentukan oleh ketersediaan dokumen, tetapi juga oleh bukti bahwa sistem telah dilaksanakan, dievaluasi, dan diperbaiki secara berkelanjutan.” Ucap Sigit Yuwono Wachid terkait keberhasilan pelaksanaan audit surveillance
Dalam diskusi bersama manajemen, Perpustakaan Kemenko Polkam menyampaikan bahwa pengembangan layanan berbasis digital menjadi salah satu prioritas, terutama untuk mengatasi keterbatasan ruang fisik dan memperluas akses informasi bagi pemustaka. Perpustakaan juga terus berupaya meningkatkan jumlah dan jenis koleksi berdasarkan identifikasi kebutuhan serta usulan pemustaka. Namun, pelaksanaannya masih dipengaruhi oleh ketersediaan anggaran, keterbatasan sumber daya manusia, dan dukungan sarana prasarana. Upaya pengembangan layanan digital, termasuk melalui kerja sama layanan Titik Baca dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta, menjadi salah satu langkah untuk meningkatkan akses informasi kepada pengguna.
Pada aspek pengendalian Sistem Manajemen Mutu, auditor memberikan masukan agar Perpustakaan Kemenko Polkam menyusun panduan analisis akar masalah (root cause analysis) yang lebih jelas dan seragam. Penanganan permasalahan perlu membedakan tindakan koreksi (correction), identifikasi akar penyebab, tindakan korektif (corrective action), serta evaluasi efektivitas tindakan perbaikan. Dengan demikian, tindak lanjut tidak hanya menyelesaikan permasalahan yang ditemukan, tetapi juga menghilangkan penyebabnya dan mencegah terulangnya permasalahan serupa.
Auditor juga memberikan masukan terkait penguatan identifikasi dan mitigasi risiko, termasuk risiko yang berasal dari proses lintas unit, serta pembaruan dokumen manajemen risiko apabila terdapat perubahan kondisi organisasi. Dalam pengelolaan koleksi, perpustakaan perlu memperjelas tahapan penanganan keterlambatan pengembalian, mekanisme penelusuran koleksi ketika terjadi perubahan status pemustaka, serta kemungkinan penerapan mekanisme penarikan kembali koleksi (recall). Selain itu, evaluasi kinerja penyedia dalam pengadaan koleksi perlu didokumentasikan agar dapat menjadi bahan pertimbangan pada proses pengadaan berikutnya.
Masukan lainnya mencakup penyempurnaan kriteria keanggotaan dan hak peminjaman agar selaras antara tata tertib, standar operasional prosedur (SOP), dan dokumen pelayanan; penguatan pengendalian dokumen, termasuk working instruction dan pencatatan revisi dalam master document; serta pemenuhan aspek hak cipta dan property rights dalam kegiatan penggandaan maupun alih media koleksi. Untuk sarana dan prasarana, auditor menyarankan penggunaan checklist yang mengacu pada standar perpustakaan yang relevan agar kondisi fasilitas, kebutuhan yang belum terpenuhi, dan prioritas peningkatan dapat diidentifikasi secara lebih objektif. Kecukupan sumber daya manusia, ruang layanan, dan fasilitas pendukung juga perlu dijelaskan dalam evaluasi Sistem Manajemen Mutu sebagai bahan pertimbangan manajemen.
Gambar 2. Jalannya Audit Eksternal
Berdasarkan hasil pemeriksaan dan diskusi, auditor tidak menyampaikan adanya ketidaksesuaian mayor maupun minor dalam audit eksternal tersebut. Masukan yang diberikan diarahkan sebagai potential improvement atau peluang penyempurnaan untuk meningkatkan efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu Perpustakaan Kemenko Polkam. Hasil ini menjadi bahan evaluasi bagi perpustakaan dalam mempertahankan konsistensi penerapan standar dan memperkuat budaya peningkatan berkelanjutan.
Sebagai tindak lanjut, Perpustakaan Kemenko Polkam akan menjadikan seluruh masukan auditor sebagai bahan penyempurnaan prosedur dan dokumen Sistem Manajemen Mutu, khususnya dalam analisis akar masalah, pengendalian dokumen, pengelolaan risiko, pengendalian koleksi, evaluasi penyedia, serta identifikasi kebutuhan sarana dan prasarana. Perpustakaan juga perlu memastikan bahwa setiap tindakan perbaikan dilaksanakan secara terukur, didukung bukti yang dapat ditelusuri, dan dievaluasi efektivitasnya. Hasil audit ini selanjutnya menjadi acuan dalam pelaksanaan perbaikan berkelanjutan serta persiapan menghadapi audit surveillance dan audit sertifikasi ulang pada periode berikutnya.
Melalui kegiatan ini, Perpustakaan Kemenko Polkam diharapkan dapat terus meningkatkan kualitas pengelolaan dan pelayanan perpustakaan secara konsisten, akuntabel, dan berorientasi pada kebutuhan pemustaka, sekaligus memperkuat penerapan Sistem Manajemen Mutu sebagai bagian dari peningkatan kinerja organisasi.
Penanggungjawab Berita : Tim Perpustakaan Kemenko Polkam