Pencarian berdasarkan :
Pencarian terakhir:
JAKARTA – Perpustakaan Kementerian Koordinator Bidang Politik dan Keamanan (Kemenko Polkam) melaksanakan kegiatan Rapat Audit Internal dan Rapat Tinjauan Manajemen (Management Review) Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 pada Senin, 21 September 2026. Kegiatan ini bertujuan untuk mengevaluasi penerapan sistem manajemen mutu dalam pengelolaan dan pelayanan perpustakaan, meninjau efektivitas pelaksanaan prosedur kerja, mengidentifikasi kendala yang dihadapi, serta memastikan kesiapan perpustakaan dalam menghadapi audit eksternal ISO 9001:2015.
Rapat dilaksanakan melalui pemeriksaan terhadap aspek manajemen dan operasional perpustakaan, meliputi komitmen pimpinan, penerapan kebijakan dan sasaran mutu, pengelolaan koleksi, pelayanan pemustaka, kecukupan sumber daya manusia, pemeliharaan sarana dan prasarana, pengelolaan risiko dan peluang, serta evaluasi pencapaian sasaran mutu. Selain itu, rapat tinjauan manajemen membahas tindak lanjut hasil tinjauan sebelumnya, hasil audit eksternal, laporan audit internal tahun 2026, umpan balik pemustaka, kinerja proses, dan rekomendasi peningkatan sistem manajemen mutu.
Dalam pembahasan audit internal, salah satu hal yang menjadi perhatian adalah proses pengadaan dan pengolahan koleksi perpustakaan. Keterbatasan koleksi dinilai masih dapat memengaruhi kemampuan perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Oleh karena itu, proses pengadaan perlu direncanakan dan dilaksanakan secara lebih efektif agar koleksi yang diperoleh dapat segera diolah, dicatat, diklasifikasikan, dan dimanfaatkan oleh pemustaka tanpa menumpuk pada akhir tahun. Penyelesaian proses pengadaan juga perlu didukung koordinasi yang baik dengan pihak terkait.
Gambar 1. Pembukaan Rapat
Dari aspek sumber daya manusia, rapat mengidentifikasi bahwa jumlah personel perpustakaan masih perlu ditingkatkan agar pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan lebih optimal dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Upaya pengajuan penambahan tenaga perpustakaan perlu terus dilakukan dengan memperhatikan ketentuan dan kesempatan yang tersedia. Selain itu, pemahaman pegawai terhadap kebijakan mutu, prosedur, dan formulir ISO perlu diperkuat melalui sosialisasi yang berkelanjutan agar penerapan sistem manajemen mutu dapat berjalan secara konsisten.
Masukan lainnya berkaitan dengan pemeliharaan sarana dan prasarana perpustakaan. Meskipun pemantauan kondisi fasilitas telah dilakukan secara berkala, pelaksanaan pemeliharaan perlu didukung jadwal yang terencana dan koordinasi dengan pengelola sarana dan prasarana. Perhatian khusus juga diberikan pada pemeliharaan koleksi melalui kegiatan fumigasi. Pelaksanaan fumigasi perlu diupayakan sesuai kebutuhan dan standar yang berlaku, dengan memperhatikan ketersediaan anggaran, dukungan fasilitas, serta kompetensi pelaksana. Penggunaan jasa penyedia yang kompeten dapat menjadi alternatif untuk memastikan kegiatan tersebut dilaksanakan secara tepat.
Dalam rapat tinjauan manajemen, turut dibahas evaluasi kinerja penyedia jasa eksternal tahun 2026 yang belum dapat dilaksanakan karena kendala pembayaran akibat kesalahan kode Mata Anggaran Keluaran (MAK). Menindaklanjuti hal tersebut, diperlukan koordinasi dengan pengelola anggaran dan sarana prasarana untuk menyelesaikan kendala pembayaran sehingga evaluasi penyedia jasa dapat segera dilaksanakan. Rapat juga merekomendasikan penyusunan daftar periksa (checklist) untuk memantau kesesuaian sarana dan prasarana perpustakaan dengan standar nasional yang berlaku.
Dari sisi pelayanan, umpan balik pemustaka menunjukkan respons yang positif terhadap layanan perpustakaan. Penilaian melalui sistem pemberian rating pada aplikasi SLiMS serta survei kepuasan pemustaka menjadi instrumen untuk memantau kualitas pelayanan. Meskipun demikian, peningkatan promosi layanan dan koleksi perpustakaan tetap diperlukan agar pemanfaatan layanan semakin optimal dan jangkauan informasi kepada pegawai Kemenko Polkam semakin luas. Sosialisasi penggunaan aplikasi SLiMS juga perlu diperkuat, dengan mempertimbangkan ketersediaan anggaran dan alternatif pelaksanaan yang efisien.
Gambar 2. Rapat Tinjauan Manajemen
Sebagai hasil rapat, disepakati sejumlah tindak lanjut untuk mendukung peningkatan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Tindak lanjut tersebut meliputi penyelesaian evaluasi penyedia jasa eksternal setelah kendala pembayaran diselesaikan, penyusunan checklist pemantauan kesesuaian sarana dan prasarana, pengajuan penambahan sumber daya manusia sesuai kebutuhan dan standar perpustakaan, serta penguatan pemeliharaan fasilitas dan koleksi secara terencana. Pemantauan sasaran mutu juga akan terus dilakukan secara berkala melalui laporan bulanan sebagai dasar evaluasi dan pengambilan keputusan.
Selain itu, rapat menetapkan perlunya penguatan kapasitas Tim ISO melalui kegiatan refreshment training dan peningkatan pemahaman terhadap ISO 9001:2015, serta sosialisasi dokumen mutu kepada pegawai. Kedua langkah tersebut direncanakan untuk dilaksanakan sebelum Desember 2026. Penguatan sistem keamanan dan peningkatan berkelanjutan terhadap sarana dan prasarana juga menjadi bagian dari rekomendasi untuk mendukung keberlangsungan sistem manajemen mutu perpustakaan.
Melalui pelaksanaan audit internal dan rapat tinjauan manajemen ini, Perpustakaan Kemenko Polkam diharapkan dapat meningkatkan konsistensi penerapan sistem manajemen mutu, memperkuat pengendalian operasional, serta memastikan setiap temuan dan rekomendasi ditindaklanjuti secara terukur. Upaya tersebut menjadi bagian dari komitmen Perpustakaan Kemenko Polkam untuk mewujudkan pengelolaan perpustakaan yang efektif, akuntabel, dan berorientasi pada peningkatan kualitas layanan informasi bagi seluruh pemustaka.
Penanggungjawab Berita : Tim Perpustakaan Kemenko Polkam