Pencarian berdasarkan :
Pencarian terakhir:
JAKARTA – Perpustakaan Kementerian Koordinator Bidang Politik dan Keamanan (Kemenko Polkam) menyelenggarakan Rapat Koordinasi Terkait Pengumpulan dan Pengecekan Dokumen Pendukung dalam Rangka Pelaksanaan Audit Surveillance ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu Perpustakaan Kemenko Polkam pada Selasa, 1 September 2026, bertempat di Ruang Rapat Antasena, Gedung Media Center Kemenko Polkam. Kegiatan ini dipimpin oleh Teddy Daryat, Pranata Komputer Ahli Madya pada Biro Hubungan Masyarakat, Data, dan Informasi, serta menghadirkan tiga konsultan ISO, yaitu Sigit Yuwono Wachid, Ayunda Nirmala, dan Gunarto.
Rapat koordinasi ini bertujuan untuk memastikan kesiapan Perpustakaan Kemenko Polkam dalam menghadapi Audit Surveillance ISO 9001:2015, khususnya melalui inventarisasi, pemeriksaan, dan penyesuaian dokumen Sistem Manajemen Mutu (SMM) beserta bukti pendukung (evidence). Persiapan tersebut tidak hanya berfokus pada kelengkapan administrasi, tetapi juga pada kesesuaian antara dokumen yang ditetapkan, pelaksanaan proses kerja, dan bukti objektif yang menunjukkan penerapan sistem secara konsisten. Kegiatan ini juga menjadi sarana untuk mengidentifikasi kekurangan dokumen, mengevaluasi tindak lanjut hasil audit sebelumnya, serta memperkuat koordinasi antar unit terkait.
Gambar 1. Pembukaan Rapat
Dalam jalannya rapat, Ayunda Nirmala selaku konsultan ISO memberikan masukan terkait peninjauan Manual Mutu, struktur organisasi, dasar hukum, serta dokumen Kebijakan Mutu dan Visi-Misi Perpustakaan. Penyesuaian diperlukan agar dokumen tetap relevan dengan kondisi organisasi terkini, termasuk pembaruan susunan keanggotaan ISO, penyesuaian nomenklatur dan struktur organisasi, serta peninjauan dasar hukum yang menjadi acuan. Selain itu, dokumen Kebijakan Mutu dan Visi-Misi perlu dilengkapi dengan tanda tangan serta nama lengkap pejabat yang berwenang sebagai bentuk pengesahan.
Gunarto turut menyampaikan pentingnya pengelolaan informasi terdokumentasi dan penetapan sasaran mutu yang terukur. Sasaran mutu perlu memenuhi prinsip Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-Bound (SMART), serta dipantau secara berkala untuk memastikan pencapaiannya dapat dievaluasi dan dibuktikan. Ia juga menekankan bahwa kecukupan dan efektivitas dokumen harus disesuaikan dengan kebutuhan proses kerja, kompleksitas kegiatan, dan tingkat risiko yang dihadapi perpustakaan.
Gambar 2. Sesi Diskusi
Dalam sesi diskusi, sejumlah isu yang memerlukan tindak lanjut turut dibahas, antara lain kendala administrasi pengadaan buku akibat kesalahan kode MAK, pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana, serta pembuktian pelaksanaan pemeliharaan sistem SLiMS, fumigasi, pendingin ruangan (AC), dan infrastruktur perpustakaan. Para peserta juga membahas peningkatan pengumpulan Karya Cetak dan Karya Rekam (KCKR) melalui sosialisasi kepada seluruh unit kerja di lingkungan Kemenko Polkam. Setiap kegiatan yang telah dilaksanakan perlu didukung dokumentasi dan laporan yang memadai agar dapat menjadi bukti objektif dalam pelaksanaan audit.
Sebagai output kegiatan, rapat menghasilkan identifikasi dokumen yang perlu diperbarui, dilengkapi, dan disahkan, serta daftar tindak lanjut untuk mendukung kesiapan Audit Surveillance ISO 9001:2015. Tindak lanjut tersebut meliputi pembaruan susunan keanggotaan ISO, penyesuaian dasar hukum dan struktur organisasi, penyempurnaan dokumen Kebijakan Mutu dan Visi-Misi, penguatan dokumentasi kegiatan pemeliharaan, serta koordinasi pemenuhan sarana dan prasarana. Selain itu, sosialisasi pengumpulan KCKR kepada unit kerja juga menjadi langkah yang perlu dilaksanakan untuk mendukung penguatan koleksi dan penyediaan sumber informasi kelembagaan.
Seluruh dokumen dan bukti pendukung ditargetkan selesai dikumpulkan paling lambat 9 September 2026. Selanjutnya, Perpustakaan Kemenko Polkam akan melaksanakan rapat koordinasi lanjutan untuk melakukan pengecekan akhir dan verifikasi bersama terhadap kelengkapan, kesesuaian, serta status penyelesaian dokumen. Melalui langkah tersebut, diharapkan kesiapan Perpustakaan Kemenko Polkam dalam menghadapi Audit Surveillance ISO 9001:2015 semakin optimal, sekaligus memperkuat penerapan Sistem Manajemen Mutu secara konsisten dan berkelanjutan dalam pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.
Penanggungjawab Berita : Tim Perpustakaan Kemenko Polkam